14 Sep Zo organiseer je een succesvol hybride event

Zaterdagmiddag half zes. Ik ben met mijn laptop verhuisd van de bank, naar mijn bureau, naar het toilet en naar de bar in de keuken. Is het echt afgelopen? Ja. Heb ik echt sinds 9:00 uur vanochtend naar dat scherm gekeken? Ja. Gekeken, geschreven, gesquat, gepuzzeld, gedrumd, gelachen… Samen met 650 anderen, bij Buitengewoon Leiderschap. Ik sprak eventcoach Agnes Verschuren over hoe je van een hybride event zo’n succes maakt.

Interview met Agnes Verschuren | agneseventcoaching.com

Stap 1: vertel een groep afwijkers wat er níet kan

Op de avond van de beruchte persconferentie in maart, bleek dat er heel veel níet meer kon. Niet samen komen, geen events. Diezelfde avond spraken Agnes en Tibor (van Tibor.nl) elkaar aan de telefoon. Hun event in mei kon niet doorgaan zoals gepland. Hoe konden ze die verbinding online realiseren? “Tibor wilde voor een hybride event gaan”, vertelt Agnes, “en ik was kritisch. Er is nog weinig ervaring met dit soort events en wat mij betreft is hybride echt iets anders dan een camera op een live event zetten.”

“Elk event neemt een gast mee in een verhaal”, legt Agnes uit, “dat is je basis als je gaat organiseren en regisseren. Bij een hybride event heb je te maken met twee verhalen: één voor de zaal en één voor thuis. Het programma kan wel hetzelfde zijn, maar daarbinnen kunnen je gasten andere dingen beleven. Je moet wat mij betreft kiezen op welk verhaal en welke beleving je wilt focussen. De tweede leid je dan daarvan af.”

Event Buitengewoon Leiderschap 2020 | tibor.nl

Stap 2: kies één experience en stel jezelf open voor kansen

“Omdat 95% van onze gasten online bij het event aanwezig zou zijn”, vervolgt Agnes, “hebben we gekozen voor focus op de online verhaallijn en beleving. De gasten thuis online interactie en transformatie laten meemaken. En ze daarmee de kwaliteit bieden die ze van ons gewend zijn. Sterker nog, we stelden onszelf de vraag: wat als het online event nog méér impact kon maken dan het oorspronkelijke offline event?”

Wow, waar begin je als je jezelf zo’n uitdaging meegeeft? Agnes: “Ik schreef de regels uit van online events. Hoe lang mag een presentatie duren? Welke rol speelt het ontbreken van sociale druk van andere deelnemers om je heen? Hoe maak je verbinding met zo’n grote fysieke afstand en hoe houd je de energie hoog? Misschien kon het breken van dit soort regels misschien juist het succes bepalen of zelfs waarde toevoegen.”

Event Buitengewoon Leiderschap 2020 | tibor.nl

Stap 3: regel je techniek. Serieus: regel je techniek!

Naast focus op het verhaal dat je wilt vertellen en de juiste uitdagende uitgangspunten, is techniek essentieel bij elk online, hybride, of: OnLive event. “Kijk hoever je hiermee kunt gaan binnen het budget”, adviseert Agnes, “en bezuinig er nooit op. Wij kozen voor een camera- en livestream team dat goed is in verhalen vertellen met beeld én een technisch team op locatie dat het complete podiumbeeld verzorgde.”

“Deze teams op elkaar aansluiten is complex en vereist continue afstemming over het beeld dat op het scherm thuis en op de schermen in de zaal uitgezonden wordt. Wij kozen voor de inzet van een showcaller: iemand die voortdurend aanwijzingen geeft aan de diverse technici. Ook bij de techniek lag de focus op online: in de zaal moest een cameraman soms voor de gasten langs en het licht was geoptimaliseerd voor het online beeld.”

Event Buitengewoon Leiderschap 2020 | tibor.nl

Stap 4: zoek en maak verbinding

De basis van het programma werd gevormd door vier sprekers met allemaal een eigen hoofdstuk binnen het verhaal. Agnes had het geluk met vier profs te mogen werken. Ervaren sprekers, die kunnen schakelen tussen de zaal en de camera. “Dat is wel een randvoorwaarde hoor, om een hybride event zo op te kunnen zetten zoals wij deden.”

Tegen de regel in dat een spreker online maximaal 30 minuten mag zenden, gaf Agnes alle sprekers een uur spreektijd. Waarbij ze de presentatoren wel vroeg om tussentijds interactie op te zoeken, bijvoorbeeld door een vraag te stellen of iets visueel te maken. “De overige 4,5 uur vulden we met beleving en interactie om de gasten de hele dag geboeid en engaged te houden: vier gezamenlijke missies, een korte ritmische workshop, een kwartiertje bewegen of live-muziek.”

Event Buitengewoon Leiderschap 2020 | tibor.nl

Stap 5: maak een tweede verhaallijn

“Als je focus-experience staat, maak je een tweede, afgeleide verhaallijn”, vertelt Agnes. Tijdens Buitengewoon Leiderschap kozen we ervoor om de offline gasten een VIP-treatment te geven: dicht bij de actie, in een fijne fauteuil, met een heerlijke lunch, een extra uitgebreide goodiebag en onder andere een businessdag als dikke bonus. Zo kunnen beperkende maatregelen ineens leiden tot een business class live-beleving.”

En die camera’s in de zaal en dat online lichtontwerp, had dat geen consequenties voor de offline beleving? Agnes glimlacht: “Ik kon niet zien hoe jij er thuis bij zat, maar de gasten in de zaal zag ik wel en geloof me, ze gingen volledig op in het event; die hebben die camera niet eens gezien. Kippenvel.”

In gesprek met Agnes Verschuren

3 Tips voor OnLive events

Zelf een OnLive event organiseren? Agnes heeft 3 tips: “Met stip op één: werk met professionele technische partijen of als je budget kleiner is, minimaal goede technici die je kunnen adviseren. Daarnaast: focus op één experience en: zoek voldoende manieren om verbinding te maken.”

“Ik hoop echt dat we met Buitengewoon Leiderschap hebben laten zien wat er wél mogelijk is en dat je je niet moet laten beperken bij het hosten van events in deze tijd. Sterker nog: we hebben juist nu behoefte aan verbinding en een event is een van de beste manieren om deze te creëren en behouden. Ga die uitdaging aan!”

Event Buitengewoon Leiderschap 2020 | tibor.nl

—

Meer informatie over:
⤍ Eventcoach Agnes Verschuren – agneseventcoaching.com
⤍ Buitengewoon Leiderschap – tibor.nl/buitengewoon-leiderschap